Wissens- und Projektmanagement

1. Fragen die wir klären

  • Warum ist Dokumentation wichtig?
  • Welche Methoden & Tools gibt es?
  • Ideen für eine gemeinsame Sammlung von Materialien & Erfahrungen

2. Projektphasen eines FCLR-Projekts

A. Initiierung eines Projekts

  • Idee, erste Gespräche und Entscheidung, erstes Konzept
  • Team-Bildung:
  • Wer macht mit und wie viele Personen sind sinnvoll?
  • Wo ist das Projekt angedockt? (Studierendenschaft, Initiative innerhalb oder außerhalb der Hochschule, Rechtsform)
  • Festlegung von Verantwortlichkeiten, Funktionen und Arbeitsteilung

B. Planungsphase

  • Erstellung eines Projektplans (= 1. Teil der Dokumentation)
  • Definition: Was ist das Projekt und was sind die Ziele?
  • Zielgruppen: Wer soll angesprochen werden?
  • Arbeitspakete & Meilensteine des Projekts
  • Arbeits- & Zeitplanung: Workload abschätzen
  • Teamorganisation: Zuständigkeiten und Arbeitsteilung
  • Projektgruppentreffen: Regelmäßige Treffen (z. B. Jour-Fixe) planen, um Terminfindungen zu sparen

C. Vorbereitungsphase

➡ Orga-Team-Treffen & Steuerung

  • Vorbereitung eines Auftakttreffens (Kick-Off) und weiterer Arbeitstreffen zur Umsetzung des Projektplans
  • Ggf. Anpassung des Projektplans
  • Ergebnismitschriften, Fortschrittskontrolle (= 2. Teil der Dokumentation)

➡ Öffentlichkeitsarbeit

  • Eigene PR-Strategie entwickeln und umsetzen
  • Unterstützung durch die bundesweite FCLR-Webseite, Studierendenschaft, Hochschule und weitere Partner

➡ Unterschiede in der Projektgröße:

  • Kleine Projekte: Einfach umzusetzen, z. B.
  • Eine Lesung (Präsenz oder virtuell, ggf. mit Diskussion)
  • Social-Media-Aktivitäten (Teilen von Beiträgen, Netzwerkbildung)
  • Mittlere und große Projekte:
  • Gute Planung & zuverlässige Mitarbeit im Team
  • Neben personellen & zeitlichen Ressourcen sind oft auch finanzielle Mittel entscheidend
  • Rahmenbedingungen bewusst machen:
  • Rechtliche, finanzielle, organisatorische & personelle Aspekte beachten
  • Besondere Planung notwendig für:
  • Räume/Liegenschaften organisieren (Hochschulverwaltung kontaktieren)
  • Referent*innen gewinnen (langer Vorlauf notwendig)
  • Finanzierung sicherstellen (z. B. Anträge bei Studierendenschaft, Kulturförderung des Studierendenwerks, Sponsoring)

D. Durchführungsphase

  • Umsetzung des geplanten Projekts, z. B. Vortrag oder Diskussion
  • Sicherheitskonzepte bei Bedarf entwickeln:
  • Umgang mit möglichen Störungen
  • Awareness-Konzepte
  • Prinzipien für ein respektvolles Miteinander & Gesprächskultur
  • Ggf. Protokollierung der Veranstaltung (= 3. Teil der Dokumentation)

E. Nachbereitung & Projektabschluss

  • Evaluation: Feedback sammeln (direkt oder anonym)
  • Ziele überprüfen: Wurden sie erreicht?
  • Ergebnisse dokumentieren: Erkenntnisse & Learnings sichern (siehe Punkt D)
  • Weiterarbeit:
  • Ergebnisse präsentieren (z. B. in Hochschulgremien)
  • Wissen aus der Organisation festhalten & weitergeben
  • How-To-Guide für künftige Teams (= 4. Teil der Dokumentation)
  • Übergabetreffen organisieren für Nachfolgeteam
  • Langfristiger Austausch: Netzwerk erhalten, engagiert bleiben

3. Krisen- und Notfallplanung

  • Plan B für kurzfristige Ausfälle von Referent*innen oder Teammitgliedern bereithalten
  • Technische Probleme: Ersatzlösungen für Präsentationen (z. B. zweite Geräte, USB-Sticks mit Backups)
  • Krisenkommunikation:
  • Wie reagiert das Team auf unerwartete Ereignisse (z. B. Absagen, Störungen, Notfälle)?
  • Wer ist Ansprechperson für die Hochschulverwaltung, Presse oder Teilnehmer*innen?
  • Awareness- und Schutzkonzepte:
  • Sicherheitskonzept für diskriminierungsarme Räume
  • Umgang mit verbalen oder physischen Angriffen

4. Langfristige Verstetigung & Netzwerkbildung

  • Wissensmanagement:
  • Dokumentationen langfristig sichern (z. B. Wikis, Cloud-Speicher -> HoPo-Portal)
  • Digitale Knowledge-Base für kommende Teams aufbauen
  • Vernetzung mit anderen Hochschulen & Initiativen:
  • Wie können ähnliche Projekte voneinander lernen?
  • Gemeinsame Austauschplattformen schaffen (fclr Gruppe im HoPo-Portal)
  • Regelmäßige Reflexion & Learnings:
  • Was lief gut? Was kann verbessert werden?
  • Format für jährliche Auswertungstreffen etablieren
  • Alumni-Netzwerk aufbauen:
  • Ehemalige Orga-Mitglieder involvieren
  • Weitergabe von Erfahrungswissen für neue Teams fördern

5. Methoden & Tools

HoPo-Portal des FZS:

  • Registrierung:
  • Beim HoPo-Portal anmelden → fzs.de/service/hopo-portal
  • Gruppe oder Projekt anlegen → Antrag an Portaladmin stellen
  • Vorteile:
  • Wird von fzs selber gehostet, daher sind Daten sicher und werden nicht mit dritten geteilt
  • kostenfrei
  • einfache Anmeldung (nur Studischafts-E-Mail angeben)
  • Einige Studierendenvertretungen nutzen das Portal bereits
  • Vernetzung und Wissensmanagement für hochschulpolitische Projekte
  • Big Blue Button, Kalender, Pads, Cloud-Speicher, Chat, uvm inklusive

Sonstige Tools für Dokumentation & Zusammenarbeit:

  • Kollaborative Pads: CryptPad, Riseup-Pad
  • Projektmanagement: Trello, Notion, Kanban-Boards
  • Dateiablage & Wissenssammlung: Google Drive, Nextcloud, Wiki-Systeme
  • Kommunikation & Abstimmung: Mattermost, Signal, Discord

Fazit:

Das FCLR-Projekt erfordert eine strukturierte Planung und klare Dokumentation. Durch den Austausch von Erfahrungen, Methoden und Materialien kann langfristig ein nachhaltiges Wissensmanagement aufgebaut werden.

→ Bleibt organisiert, reflektiert eure Prozesse und teilt euer Wissen für zukünftige Teams! 💡📚