1. Fragen die wir klären
- Warum ist Dokumentation wichtig?
- Welche Methoden & Tools gibt es?
- Ideen für eine gemeinsame Sammlung von Materialien & Erfahrungen
2. Projektphasen eines FCLR-Projekts
A. Initiierung eines Projekts
- Idee, erste Gespräche und Entscheidung, erstes Konzept
- Team-Bildung:
- Wer macht mit und wie viele Personen sind sinnvoll?
- Wo ist das Projekt angedockt? (Studierendenschaft, Initiative innerhalb oder außerhalb der Hochschule, Rechtsform)
- Festlegung von Verantwortlichkeiten, Funktionen und Arbeitsteilung
B. Planungsphase
- Erstellung eines Projektplans (= 1. Teil der Dokumentation)
- Definition: Was ist das Projekt und was sind die Ziele?
- Zielgruppen: Wer soll angesprochen werden?
- Arbeitspakete & Meilensteine des Projekts
- Arbeits- & Zeitplanung: Workload abschätzen
- Teamorganisation: Zuständigkeiten und Arbeitsteilung
- Projektgruppentreffen: Regelmäßige Treffen (z. B. Jour-Fixe) planen, um Terminfindungen zu sparen
C. Vorbereitungsphase
➡ Orga-Team-Treffen & Steuerung
- Vorbereitung eines Auftakttreffens (Kick-Off) und weiterer Arbeitstreffen zur Umsetzung des Projektplans
- Ggf. Anpassung des Projektplans
- Ergebnismitschriften, Fortschrittskontrolle (= 2. Teil der Dokumentation)
➡ Öffentlichkeitsarbeit
- Eigene PR-Strategie entwickeln und umsetzen
- Unterstützung durch die bundesweite FCLR-Webseite, Studierendenschaft, Hochschule und weitere Partner
➡ Unterschiede in der Projektgröße:
- Kleine Projekte: Einfach umzusetzen, z. B.
- Eine Lesung (Präsenz oder virtuell, ggf. mit Diskussion)
- Social-Media-Aktivitäten (Teilen von Beiträgen, Netzwerkbildung)
- Mittlere und große Projekte:
- Gute Planung & zuverlässige Mitarbeit im Team
- Neben personellen & zeitlichen Ressourcen sind oft auch finanzielle Mittel entscheidend
- Rahmenbedingungen bewusst machen:
- Rechtliche, finanzielle, organisatorische & personelle Aspekte beachten
- Besondere Planung notwendig für:
- Räume/Liegenschaften organisieren (Hochschulverwaltung kontaktieren)
- Referent*innen gewinnen (langer Vorlauf notwendig)
- Finanzierung sicherstellen (z. B. Anträge bei Studierendenschaft, Kulturförderung des Studierendenwerks, Sponsoring)
D. Durchführungsphase
- Umsetzung des geplanten Projekts, z. B. Vortrag oder Diskussion
- Sicherheitskonzepte bei Bedarf entwickeln:
- Umgang mit möglichen Störungen
- Awareness-Konzepte
- Prinzipien für ein respektvolles Miteinander & Gesprächskultur
- Ggf. Protokollierung der Veranstaltung (= 3. Teil der Dokumentation)
E. Nachbereitung & Projektabschluss
- Evaluation: Feedback sammeln (direkt oder anonym)
- Ziele überprüfen: Wurden sie erreicht?
- Ergebnisse dokumentieren: Erkenntnisse & Learnings sichern (siehe Punkt D)
- Weiterarbeit:
- Ergebnisse präsentieren (z. B. in Hochschulgremien)
- Wissen aus der Organisation festhalten & weitergeben
- How-To-Guide für künftige Teams (= 4. Teil der Dokumentation)
- Übergabetreffen organisieren für Nachfolgeteam
- Langfristiger Austausch: Netzwerk erhalten, engagiert bleiben
3. Krisen- und Notfallplanung
- Plan B für kurzfristige Ausfälle von Referent*innen oder Teammitgliedern bereithalten
- Technische Probleme: Ersatzlösungen für Präsentationen (z. B. zweite Geräte, USB-Sticks mit Backups)
- Krisenkommunikation:
- Wie reagiert das Team auf unerwartete Ereignisse (z. B. Absagen, Störungen, Notfälle)?
- Wer ist Ansprechperson für die Hochschulverwaltung, Presse oder Teilnehmer*innen?
- Awareness- und Schutzkonzepte:
- Sicherheitskonzept für diskriminierungsarme Räume
- Umgang mit verbalen oder physischen Angriffen
4. Langfristige Verstetigung & Netzwerkbildung
- Wissensmanagement:
- Dokumentationen langfristig sichern (z. B. Wikis, Cloud-Speicher -> HoPo-Portal)
- Digitale Knowledge-Base für kommende Teams aufbauen
- Vernetzung mit anderen Hochschulen & Initiativen:
- Wie können ähnliche Projekte voneinander lernen?
- Gemeinsame Austauschplattformen schaffen (fclr Gruppe im HoPo-Portal)
- Regelmäßige Reflexion & Learnings:
- Was lief gut? Was kann verbessert werden?
- Format für jährliche Auswertungstreffen etablieren
- Alumni-Netzwerk aufbauen:
- Ehemalige Orga-Mitglieder involvieren
- Weitergabe von Erfahrungswissen für neue Teams fördern
5. Methoden & Tools
HoPo-Portal des FZS:
- Registrierung:
- Beim HoPo-Portal anmelden → fzs.de/service/hopo-portal
- Gruppe oder Projekt anlegen → Antrag an Portaladmin stellen
- Vorteile:
- Wird von fzs selber gehostet, daher sind Daten sicher und werden nicht mit dritten geteilt
- kostenfrei
- einfache Anmeldung (nur Studischafts-E-Mail angeben)
- Einige Studierendenvertretungen nutzen das Portal bereits
- Vernetzung und Wissensmanagement für hochschulpolitische Projekte
- Big Blue Button, Kalender, Pads, Cloud-Speicher, Chat, uvm inklusive
Sonstige Tools für Dokumentation & Zusammenarbeit:
- Kollaborative Pads: CryptPad, Riseup-Pad
- Projektmanagement: Trello, Notion, Kanban-Boards
- Dateiablage & Wissenssammlung: Google Drive, Nextcloud, Wiki-Systeme
- Kommunikation & Abstimmung: Mattermost, Signal, Discord
Fazit:
Das FCLR-Projekt erfordert eine strukturierte Planung und klare Dokumentation. Durch den Austausch von Erfahrungen, Methoden und Materialien kann langfristig ein nachhaltiges Wissensmanagement aufgebaut werden.
→ Bleibt organisiert, reflektiert eure Prozesse und teilt euer Wissen für zukünftige Teams! 💡📚