Einleitung
Super! Ihr habt es geschafft. Die Idee, ein FCLR an eurer Uni zu organisieren, hat genügend Anklang gefunden, und ihr konntet einige Menschen mobilisieren. Jetzt sitzt ihr voller Ideen und mit unglaublichem Tatendrang im ersten Plenum.
Diese Handreichung soll euch helfen, einige Fallstricke zu vermeiden, die Genoss*innen und ich bei unseren ersten FCLR-Organisationen erlebt haben. Im Folgenden findet ihr stichpunktartig einige Überlegungen, die wir uns entweder gewünscht hätten oder die wir selbst angestellt haben, als wir die FCLR 2023 und 2024 organisiert haben.
1. Erste Planungsphase – Absteckung des Rahmens
In dieser Phase sammelt ihr Ideen und diskutiert sie in der Gruppe. Folgende Punkte sind besonders wichtig:
- Modus Operandi: Wie wollen wir abstimmen? (Mehrheits- oder Konsensprinzip?) Gibt es eine Redner*innenliste?
- Tagesordnung (TO): Wo wird sie festgelegt, und wer darf sie bearbeiten? (z. B. HoPo-Portal)
- Plenumstermine festlegen:
- Regelmäßige Treffen einplanen, um den Fortschritt zu besprechen.
- In der Anfangsphase lieber häufiger (z. B. wöchentlich), aber mit Zeitlimit (max. 2h).
- Pausen einplanen & Snacks mitbringen – hebt die Moral!
- Terminfindung: Welche Tage/Wochen kommen für die Durchführung in Frage? Dieses Jahr wäre es ja der Juli
- Veranstaltungsumfang: Wie viele Veranstaltungen, Lesungen, Konzerte pro Tag? Weniger ist oft mehr – verteilt die Arbeit gerecht und achtet auf eure Ressourcen.
- Umgang mit Störungen: Falls das FCLR an der Uni stattfindet, habt ihr Hausrecht. Klärt am besten mit dem Sicherheitsteam der Uni die Vorgehensweise.
- Veranstaltungsorte: Findet das FCLR nur an der Uni statt oder auch an anderen Orten? (Autonome Zentren, Cafés, autonome Räume, etc.)
- Büchertisch: Fragt eure lokale linke Buchhandlung, ob sie einen Büchertisch bereitstellen möchte.
- To-Do-Zeitplan: Erstellt einen verbindlichen Plan mit Aufgabenverteilung unter Berücksichtigung individueller Kapazitäten und Bedürfnisse.
- Finanzierung: Klärt die Geldquellen (AStA, StuPa, Fachschaftsräte) und bestimmt 1-2 Personen, die sich um das Budget kümmern. Bei Fragen der Buchhaltung o.Ä. könnt ihr euch an eure Finanzperson der Studischaft wenden
- Plant genug Vorlaufzeit für das FCLR ein, um unvorhergesehene Herausforderungen (z. B. Kühlwagen für Getränke, Technik, etc.) zu bewältigen.
2. Zweite Planungsphase – Der Zeitplan
Die ersten Anfragen sind raus, die Uni macht Probleme mit Räumlichkeiten, und ihr habt euer erstes Protokoll verloren? Perfekt – jetzt geht es richtig los!
- Offene Software nutzen: Nutzt ein kollaboratives Tool, an dem alle mitarbeiten können (z.B. das HoPo-Portal des fzs)
- Zeitslots festlegen: 30-Minuten-Slots haben sich bewährt.
- Tages- und Wochenplan erstellen: Dieser kann bereits als Grundlage für das Programmheft dienen.
- Kommunikation mit Referent*innen: Klärt, welche Slots noch frei sind.
- Begleitungszeiten einplanen: Vom Bahnhof zur Veranstaltung/Unterkunft.
- Zuständigkeiten klären: Wer betreut welche Referent*innen? Wer kümmert sich um Technik (HDMI-Kabel, Laptop, Beamer, Schlüssel)? Wer übernimmt die Begrüßung und Verabschiedung?
Referent*innen anfragen leicht gemacht:
Betreff: Einladung zum Festival contre le racisme [20XX] in [Stadt]
Liebe*r [NAME],
wir sind das Organisationsteam des Festival contre le racisme [20XX] in [Stadt] und möchten Dich herzlich einladen, Teil unseres Festivals zu sein!
Bei unserer Suche nach spannenden Referent*innen, Bands und Kulturschaffenden sind wir auf Dich gestoßen und würden uns freuen, Dich für einen Workshop, Vortrag oder eine künstlerische Darbietung zum Thema Rassismus und Diskriminierung gewinnen zu können.
Aktuell befinden wir uns in der ersten Planungsphase und haben einige Fragen an Dich:
- Hast Du Zeit und Interesse, vom [Datum] am FCLR in [Stadt] teilzunehmen?
- Welche Tage und Zeiträume passen für Dich?
- Welche Rahmenbedingungen benötigst Du für Deine Teilnahme?
- Honorar
- Fahrtkosten
- Übernachtungsmöglichkeit (Hotel oder private Unterkunft)
- Technik/Equipment (z. B. Beamer, Leinwand, Mikrofon)
- Was wir von Dir benötigen:
- Einen kurzen Beschreibungstext für Deine Veranstaltung (für Flyer & Social Media).
- Falls vorhanden: Deinen Hospitality Rider.
- Eine Bestätigungsmail, falls Du dabei sein möchtest.
Das Festival contre le racisme [20XX] findet in der Woche vom [Zeitraum] in [Stadt] statt. Unser Ziel ist es, die gesamte Stadt und möglichst viele Räume und Institutionen einzubeziehen. Tagsüber verteilen sich Vorträge und Kulturbeiträge über verschiedene Veranstaltungsorte wie Buchläden, Theater, Cafés und Kulturzentren. Am Abend kommen alle Veranstaltungen an einem zentralen Ort im Stadtkern (rund um das Untere Schloss) zusammen.
Falls Du weitere Fragen hast oder Ideen einbringen möchtest, melde Dich gerne bei uns. Wir freuen uns auf Deine Rückmeldung!
Mit besten Grüßen
Das Orga-Team FCLR 20XX aus [Stadt]
3. Dritte Planungsphase – Das Festival
Alles ist organisiert – jetzt geht es los! Trotzdem gibt es noch einiges zu beachten:
- Aufgabenverteilung: Wer erledigt Einkäufe, kocht, spühlt, putzt, betreut Referent*innen?
- Technik- und Schlüsselverwaltung: Wo wird was gelagert? (AStA-Büro, Fachschaftsraum etc.)
- Diskussionsleitung: Falls es Diskussionsrunden gibt, überlegt euch Fragen, die von euch oder Vertrauenspersonen gestellt werden können.
- Selbstfürsorge: Die Durchführung eines FCLR ist anstrengend – seid achtsam mit euch und anderen. Teilt eure Bedürfnisse und achtet auf solidarischen Umgang in der Gruppe.
4. Vierte Planungsphase – Abrechnung & Reflexion
Das FCLR ist vorbei – Zeit für die Nachbereitung!
- Finanzielle Abrechnung:
- Alle angefallenen Kosten begleichen.
- Abrechnungen mit den Förderstrukturen klären.
- Alle Rechnungen (Referent*innen, Hotels, Verpflegung, Technik etc.) zentral sammeln.
- Falls Rechnungen nicht innerhalb von zwei Wochen eingehen, bei den Referent*innen nachfragen.
- Transparente Kommunikation mit Referent*innen zur Zahlung der Honorare sicherstellen.